Datenschutzrichtlinien Jodlerklub Wolfwil

Generell

Gestützt auf Artikel 13 der schweizerischen Bundesverfassung und die Datenschutzrechli-chen Bestimmungen des Bundes (Datenschutzgesetz, DSG) hat jede Person Anspruch auf Schutz Ihrer Privatsphäre sowie auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten.

Generell hat der Jodlerklub Wolfwil die Datenschutzrichtlinien zu beachten, wenn sie personenbezogene Daten verarbeitet. Es ist gleichgültig wie viele personenbezogene Daten in der Verarbeitung sind.

Der Jodlerklub Wolfwil verfügt über Personendaten (Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummern, Mailadresse, …) seiner Mitglieder. Mit diesen Angaben muss sorgfältig umgegangen werden. Der Vorstand des JK Wolfwil, dem diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben anvertraut sind, trägt die Verantwortung für den datenschutzkonformen Umgang.

 

Allgemeine Grundsätze des Datenschutzgesetzes

Transparenzprinzip: Dies verlangt eine offene und umfassende Information über Zweck und Umfang der bearbeiteten Daten. Dazu gehört auch, dass den betroffenen Personen mitgeteilt wird, ob ihre Daten weitergegeben werden und sofern dies der Fall ist an wen und zu welchem Zweck.

Verhältnismässigkeitsprinzip: Erlaubt ist nur die Bearbeitung jener Daten, die nötig sind.

Zweckbindungsprinzip: Der Vorstand des JK Wolfwil ist verpflichtet die Daten nur zu dem Zweck zu bearbeiten, die aus den Umständen ersichtlich oder gesetzlich vorgesehen sind.

 

Personenbezogene Daten und deren Verarbeitung

Personenbezogene Daten (Bezeichnung im ganzen Dokument: ‚Daten‘): Wenn sich die Daten auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche und lebende Person bezieht.

Verarbeitung: Wenn mit den Daten etwas gemacht wird, also wenn Daten erhoben, erfasst, gespeichert, verwendet, geordnet, angepasst, verändert, ausgelesen, abgefragt, offengelegt, verbreitet, bereitgestellt, abgeglichen, verknüpft, eingeschränkt, gelöscht oder auch vernichtet werden. Es ist gleichgültig, ob die Verarbeitung automatisiert oder manuell erfolgt, beispielsweise in Form von Karteikarten oder ausgedruckten Listen, die verbreitet oder bereitgestellt und dann verwendet werden.

 

Verantwortung für den Datenschutz

Verantwortlich (Datenschutzbeauftragter) ist der Vorstand, der auch die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen trägt. Aufgrund der Verantwortung ist der Vorstand gehalten, innerhalb des Klubs die erforderliche Technik und Organisation für einen systematischen und strukturellen Datenschutz zu schaffen.

 

Datenschutzbeauftragter

Der Vorstand des JK Wolfwil ist ehrenamtlich tätig und nimmt gesamtheitlich die in dieser Datenschutzrichtlinie definierten Aufgaben wahr.

Betrifft Datenschutz und -sicherheit auf privaten PC’s und Servern bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Alle Vorstandsmitglieder verarbeiten in ihren Funktionen Daten auf dem PC/Server und sind verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Folgende Mindestmassnahmen und Regeln müssen beachtet werden:

1.  Daten dürfen nur im zwingend erforderlichen Rahmen erfasst werden.
2.  Listen sind nur mit den nötigsten Informationen anzulegen.
3.  Der Zugang zu einem geschützten Serverbereich ist durch Passwort zu sichern.
4.  Bei Internetanschluss sind Virenschutzprogramm und Software-Firewall unerlässlich.
5.  Datensicherungen sind regelmässig durchzuführen, Speichermedien sicher aufzubewahren.
6.  Bei Beendigung des Amtes sind alle Daten an den Nachfolger zu übergeben und auf dem privaten PC zu löschen. Serverzugänge sind  zu   sperren und an den Nachfolger weiterzugeben.
7.  Daten auf Papier sind vollständig zu übergeben, nicht mehr benötigte Dokumente zu vernichten.

 

Beschränkte Anzahl Daten

Die Mitgliedschaft verpflichtet nicht dazu, möglichst viele Angaben über die eigene Person bekannt zu geben. Der Vorstand darf nur jene Daten von den Mitgliedern verlangen, die in einem direkten Zusammenhang mit dem Vereinszweck stehen. Werden darüber hinaus Daten erhoben und bearbeitet, so muss der Vorstand die Mitglieder;innen darüber informieren, zu welchem Zweck sie die Angaben verwendet. Zudem muss darauf hingewiesen werden, dass es den Mitgliedern freigestellt ist, die Daten freizugeben.

 

Datenweitergabe an Dritte

Die Bekanntgabe von Daten (z.B. einzelner Adressen oder einer ganzen Adressliste) an Dritte ist nur zulässig, wenn:

• Die Mitglieder;innen unter vorgängiger Mitteilung des Empfängers und des Zwecks der Bekannt-gabe ein Widerspruchsrecht eingeräumt wird.

 

Datenweitergabe innerhalb vom Verband

Die verbandsinterne Bekanntgabe von Mitgliederdaten ist nur zulässig, wenn:

1.  Aus den Verbandsstatuten klar hervorgeht, in welchen Fällen eine Bekanntgabe erfolgt (z.B. Aushändigung von Listen mit Vornamen,   Name und Adresse);
2.  Die Liste zur Ausübung von Mitgliedschaftsrechten benötigt wird (z.B. Einberufung einer Ver-sammlung).

 

Datenschutzrichtlinien für Websites

Die Datenschutzrichtlinien für Websites müssen auf den jeweiligen Websites ersichtlich sein und werden hier nicht explizit erwähnt.

 

Datenschutzrichtlinien für Mailversand

Damit die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden können, muss beim Mailversand folgendes be-achtet werden.

Verteiler 'AN': Alle Empfänger:innen sind für alle sichtbar. Eine Reaktion wird erwartet. Diese Ver-sandart ist geeignet, wenn z.B. der Vorstand untereinander kommuniziert.

Verteiler 'CC' (Carbon-Copy): Alle Empfänger:innen sind sichtbar. Eine Reaktion vom Empfänger im Verteiler 'An' wird erwartet, für alle andern im Verteiler 'CC' ist der Inhalt des Mails nur informativ, es wird keine Reaktion erwartet. Diesen Verteiler ausschliesslich für geschlossene Benutzergruppen verwenden.

Verteiler 'BCC' (Blind-Carbon-Copy): Alle Empfänger:innen, ausser die erste Mailadresse im Vertei-ler 'BCC', sind nicht sichtbar. Als erste Mailadresse immer die eigene einsetzen. Diesen Verteiler beim Versand für Massensendungen (z.B. Newsletter, Einladung, …) nutzen, so wird nur die eigene Maildresse an Dritte weitergegeben.

 

Datenmissbrauch

Grundregel ist, dass nur jene Daten über Mitglieder;innen bearbeitet bzw. bekannt gegeben werden dürfen, die notwendig sind. Besonders schützenswerte Daten (z.B. Daten über politische Tätigkei-ten, religiöse Ansichten, …) dürfen nicht veröffentlicht werden.

Gibt der Vorstand Daten an Dritte bekannt, muss er den Bearbeitungszweck schriftlich festhalten und vom Datenempfänger eine Zusicherung verlangen, dass dieser die Daten nicht für andere Zwecke verwendet.

Weitergabe der Daten: Der Vorstand muss im Einzelfall entscheiden, welche Form der Weitergabe (Papier, Mail, …) die Persönlichkeit der Mitglieder;innen weniger stark gefährdet.

Nicht mehr benötigte Daten müssen gelöscht werden. Der Vorstand muss regelmässig prüfen, ob die Veröffentlichung noch notwendig ist.

 

Auskunftsrecht

Gemäss Datenschutzgesetz hat jedes Mitglied;innen das Recht, beim Inhaber der Datensammlung Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten bearbeitet werden.

Ist die Bearbeitung der Daten widerrechtlich, so liegt eine Persönlichkeitsverletzung vor. In diesem Fall kann die betroffene Person zuerst beim Vorstand eine Korrektur verlangen. Unternimmt der Vorstand nichts gegen die Datenschutzverletzung oder verweigert sie eine rechtmässige Datenbear-beitung, so kann sich die betroffene Person an den Zivilrichter wenden. Es kann verlangt werden, dass die Daten berichtigt oder vernichtet werden oder dass die Bekanntgabe an Dritte gesperrt wird.

 

Austritt – Vorstandsmitglieder

Vor dem Austritt aus dem Vorstand müssen alle offenen Geschäfte (auch E-Mails) intern weitergelei-tet sein. Private Mails und andere private Dokumente müssen auf private Datenträger gespeichert werden und anschliessend aus den Servern gelöscht werden.

Beim Austritt ist spätestens am letzten Tag der Mail-Account (auch alle anderen EDV-Accounts) zu sperren und der Briefkasten (auch alle anderen persönlichen Datenträger) zu löschen.

Absender, welche Mails an die gesperrte Mail-Adresse schicken, werden automatisch informiert, dass die Empfängeradresse hinfällig ist. In der automatischen Antwort wird eine neue, geeignete Mailadresse des Vorstandsmitgliedes angegeben. Erhaltene Mails sind zu löschen.

Werden funktionsbezogene Mail-Adressen verwendet (z.B. praesident@jodlerklub-wolfwil.ch), muss in der internen Nutzungsregelung vorgeschrieben sein, dass der Funktionsinhaber die Adresse nicht für seine private Korrespondenz benutzen darf.

 

Mitgeltendes Dokument:     Einverständniserklärung JK Wolfwil

Inkrafttreten:

Gültig ab 05. Juni 2024                                              

Walter Fankhauser – Präsidium / Doris Bürgin – Sekretariat

 

 

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